図面管理システムとは？活用するメリットやシステム選定時のポイントを紹介

図面管理システムとは

---

図面管理システムとは、図面や関連する技術資料などをPCで一元管理するシステムのことです。図面管理システムを導入すると、ほかの管理方法で起こりがちな課題を解消できます。

製造業における図面管理には、下記のような方法があります。

・紙の図面をファイルに綴じ込んだり、キャビネットで保管したりする
・データ化して共有フォルダで保管する　など

これらの方法で管理を行うと、多様な課題に直面するケースがあります。代表例は、図面の紛失や、同じ図面の多重製図、履歴管理と出図（手配）にともなうトラブルなどです。

図面管理システムなら、紙で保管している図面をCADやPDFなどのデータに変換できるため、管理・運用の手間を省くことが可能です。

また、検索や共有の機能も備わっているので、複数ユーザーでの作業を快適かつ効率的に進められます。

図面管理システムの活用で得られるメリット

---

図面管理システムの活用で得られる代表的なメリットは4つあります。

・図面管理の作業を効率化できる
・図面の経年劣化を防げる
・セキュリティ対策を強化できる
・経費を削減できる

それぞれのメリットについて解説します。

図面管理の作業を効率化できる

図面管理システムを導入すれば、図面管理に関するさまざまな作業を効率化できます。アナログでの管理よりも検索性が向上するため、必要な図面をすぐに見つけ出すことが可能です。

バージョン管理も容易になることから、誤って古いバージョンを参照することもなくなるでしょう。

また、正確かつ素早い情報共有が実現するので、必要な最新データをすぐに参照できるようになります。取引先とのデータ共有の手間を省けるため、作業がスムーズになります。

図面の経年劣化を防げる

システム上で図面を管理することにより、大切な情報資産である図面を劣化させることなく、使いやすい状態で保管し続けられます。紙の図面は、繰り返し使ったり長期間保管したりするうちに、破れる・色褪せる・飲み物などで汚損する・紛失するといった劣化やトラブルが起こります。

その点、図面をデータ化して保存する図面管理システムであれば、劣化することなく、保存したときと変わらない状態を保てるので安心です。

セキュリティ対策を強化できる

図面管理システムの導入は、セキュリティ対策の強化につながります。紙の図面で保管するとなると、盗難や紛失のリスクがあります。また、社内でデータ保管する場合、不正アクセスによる情報の流出や改ざんに見舞われるおそれもあるでしょう。

図面管理システムなら閲覧・編集を制限する機能が搭載されているため、安全に図面データを管理できます。 また、データの暗号化・定期的なバックアップなど、セキュリティ対策が充実しているのもメリットです。

経費を削減できる

図面の保管にかかる経費を削減したい場合にも、図面管理システムの導入は有用です。クラウドタイプの図面管理システムを導入すると、自社でサーバーなどを購入・維持せずに済みます。

また、紙の図面を保管するためにスペースを圧迫している場合は、システム導入により図面をデータ化することで、省スペース化を図れます。保管場所の確保にかかっていた費用を削減することが可能です。

図面管理システムを選ぶときに確認したいこと

---

図面管理システムを選ぶときに確認しておきたいポイントが5つあります。

・提供形態
・セキュリティ機能の充実度
・図面検索機能の精度
・カスタマイズの可否
・使いやすさ

それぞれのポイントについて順に解説します。

ポイント1.提供形態

図面管理システムの導入を検討するときは、システムの提供形態がクラウド型とオンプレミス型のどちらかを確認しましょう。

クラウド型はインターネット経由でどこからでも図面データにアクセス可能な上、初期費用を節減できるといったメリットがあります。運用の手間がかからないのも魅力です。

一方、オンプレミス型は、カスタマイズ性能が高いことから既存の独自システムと連携させたい場合などに適しています。

ポイント2.セキュリティ機能の充実度

セキュリティ機能の充実度も図面管理システムの導入時に確認しておきたいポイントです。大切な情報資産である図面や関連する技術資料を保管するにあたって、不正アクセスなどによる流出や改ざんを防ぐ必要があるためです。

認証制度・データの暗号化・定期的なバックアップなどのセキュリティ対策が万全かをチェックしましょう。

ポイント3.図面検索機能の精度

図面管理システムを導入するメリットを大きくするためには、図面検索機能の精度が高いシステムを選びましょう。

番号やキーワード・全文検索など、詳細な条件設定をして図面を検索できれば、必要なデータを探すのにかかる時間を減らすことができ、効率性を大幅に上げられます。

特にプレビュー・サムネイルを閲覧できる機能や、類似の図面を探せる機能などを搭載したシステムであれば、探す手間が省けるのでおすすめです。

ポイント4.カスタマイズの可否

カスタマイズの可否や程度なども図面管理システムを選ぶときに着目したいポイントです。
例えば、拡張性の高いシステムを選べば、CADや既存システムと連携させて運用し、生産性を高めることができます。

生産管理システムや基幹システムなど、連携させたいシステムをあらかじめ洗い出しておき、うまく連携できるかどうか確認しておくと、最適なシステムを選べるでしょう。

ポイント5.使いやすさ

図面管理システムの導入効果を高める上でポイントとなるのが使いやすいシステムであるかどうかです。検索方法や操作が煩雑であったり、画面レイアウトが見づらかったりすると、使うのがストレスになり、かえって生産性が下がってしまうおそれがあります。

誰もが扱いやすい管理画面かどうか、多言語に対応しているかどうかなどを確認しておきましょう。

まとめ

図面や関連する技術資料などをPCで一元管理できる図面管理システムを導入すると、作業効率化や図面の劣化防止など多くのメリットを享受できます。検索機能が充実している、使いやすいなど、ポイントを押さえてシステムを選ぶと導入効果を最大化できます。

ゲンバト図面管理は、「図面・書類一括管理機能」「メモ機能」「ゲンバト不良記録と連携」の製造業にとってうれしい3つの機能を搭載したシステムです。システムを利用する際に気になる面のひとつであるセキュリティ面の対策も万全であるため、安心してご利用いただけます。

2024年12月末日まで、無料（※一部機能は有料）で利用できるキャンペーンを実施しているため、この機会にぜひトライアルとして利用してみてはいかがでしょうか。